Відділ по розгляду звернень громадян Сквирської міської ради
Адреса: 09000, м. Сквира, вул. Богачевського,28
Телефони: 5-44-54
Факс: 5-36-05
Електронна адреса:
Прийом громадян у відділі: з 8:30 до 17:00. Видача довідок : понеділок , середа
Перерва на обід з 13:00 до 13:30.
Архівний день: п'ятниця з 8:30 до 16:45
Вихідні дні: субота, неділя.
Начальник
відділу по розгляду звернень громадян – ШУЛЯК ОЛЕНА ПАВЛІВНА
Спеціаліст 1 категорії
відділу по розгляду звернень громадян - Зубченко Оксана Вікторівна
Документи, необхідні для отримання довідок
Основні функції відділу:
- забезпечує громадянам необхідні умови для здійснення гарантованих Конституцією України і законами України прав вносити у письмовій чи усній формі пропозиції щодо поліпшення діяльності органів державної влади, місцевого самоврядування, об'єднань громадян, установ, організацій, підприємств, незалежно від форм власності, засобів масової інформації, звертатись із заявами, оскаржувати дії посадових осіб, державних і громадських органів;
- організовує і здійснює ведення діловодства у міській раді та її виконавчому комітеті;
- здійснює прийом, реєстрацію, передачу за призначенням вхідної документації; реєструє і відправляє вихідну документацію, здійснює облік і аналіз звернень громадян.
- забезпечує реалізацію права кожного на доступ до публічної інформації, що була отримана або створена в процесі виконання міською радою та її виконавчим комітетом своїх обов’язків, передбачених чинним законодавством;
- забезпечує контроль за дотриманням термінів виконання документів.
Відділ забезпечує організацію особистого прийому громадян керівництвом міської ради.
Законодавча база, якою керується відділ у своїй роботі:
1. Конституція України
2. Закон України "Про звернення громадян"
3. Інструкція з діловодства у виконавчих органах міської ради.
4. Інструкція з діловодства за зверненнями громадян в органах державної влади і місцевого самоврядування, об"єднаннях громадян, на підприємствах, в установах, організаціях незалежно від форм власності, в засобах масової інформації.
5. Положення "Про відділ по розгляду звернень громадян Сквирскьої міської ради"
Затверджено
Рішенням сесії міської ради
№1391-63-VІ від 09 квітня 2015 року
ПОЛОЖЕННЯ
про відділ по розгляду звернень громадян
Сквирської міської ради
1. Загальні положення
1.1. Відділ по розгляду звернень громадян Сквирської міської ради ( далі - відділ) - є структурним підрозділом виконавчого комітету міської ради. Мета відділу – надання якісних адміністративних послуг щодо належного розгляду звернень громадян, які надійшли до виконавчого комітету міської ради та організації прийому громадян міським головою та його заступниками, перевірки цієї роботи в службах, відділах виконавчого комітету, на підприємствах, в установах, організаціях міста.
1.2. Відповідно до Закону України „Про місцеве самоврядування в Україні” він утворюється міською радою, яка затверджує структуру, чисельність працівників та витрати на утримання. Положення про відділ затверджується сесією міської ради.
1.3. Працівники відділу повинні мати повну вищу освіту.
1.4. Відділ підзвітний, підконтрольний міській раді, виконавчому комітету, міському голові, заступникам міського голови.
1.5. Відділ у своїй діяльності керується Конституцією України, Законами України „Про місцеве самоврядування в Україні”, „Про звернення громадян”, іншими законами України, актами Верховної ради України, актами Кабінету Міністрів України, рішеннями обласної ради, розпорядженнями голови обласної державної адміністрації, рішеннями міської ради та її виконавчого комітету, розпорядженнями міського голови, цим Положенням, правилами та вказівками архівних органів, іншими діючими нормативами з питань роботи з документами.
2. Завдання відділу
2.1. Організація діловодства за зверненнями громадян у виконавчому комітеті міської ради.
2.2. Організація особистого прийому громадян міським головою, заступниками міського голови.
2.3. Прийняття участі у розроблені нормативно-правових актів.
2.4. Забезпечення контролю за своєчасним розглядом пропозицій, заяв і скарг громадян, які надійшли до виконавчого комітету міської ради.
2.5. Інформування міського голови, його заступників, про стан роботи із зверненнями громадян та з організації особистого прийому громадян у структурних підрозділах виконавчого комітету міської ради.
2.6. Підготовка проектів розпоряджень міського голови, рішень виконавчого комітету, міської ради, що належать до компетенції відділу.
2.7. Надання методичної допомоги відділам виконавчого комітету, іншим структурним підрозділам міської ради, організаціям, підприємствам та установам з організації роботи із зверненнями громадян і особистого їх прийому.
2.8. Здійснення контролю за виконанням законодавства щодо розгляду звернень громадян, особистого їх прийому в відділах виконавчого комітету міської ради, на підприємствах, в установах, організаціях міста, а також аналіз причин виникнення порушень виконання вимог зазначених документів і внесення пропозицій щодо їх усунення.
2.9. Підготовка проектів ( річних), поточних ( квартальних) та оперативних (місячних) планів роботи відділу міської ради.
2.10. Оформлення Інформаційно-довідкового стенду.
3. Функції відділу
3.1. Надає якісні адміністративні послуги мешканцям міста.
3.2. Здійснює прийом, реєстрацію, облік, передачу за призначенням, пошук звернень громадян.
3.3. Надсилає помилково надіслані до виконавчого комітету міської ради звернення громадян іншим організаціям, про що повідомляє громадян.
3.4. Інформує міського голову, його заступників про зміст звернень громадян, готує необхідні матеріали для своєчасного та правильного їх розгляду.
3.5. Проводить консультації та роз’яснення для громадян, які виявили бажання звернутись (або звернулися) на особистий прийом до міського голови.
3.6. Організовує проведення прийому громадян міським головою, його заступниками.
3.7. Забезпечує своєчасний розгляд пропозицій, заяв і скарг, листів, які надійшли до Сквирської міської ради.
3.8. За дорученням міського голови, його заступників направляє відділам та іншим структурним підрозділам виконавчого комітету міської ради, підприємствам, організаціям, установам, іншим юридичним особам для розгляду заяви і скарги громадян, про що інформує заявників.
3.9. Отримує від відділів, інших структурних підрозділів виконавчого комітету міської ради, підприємств, установ і організацій інформацію (довідки, пояснення, інші матеріали), що стосується розгляду пропозицій, заяв і скарг громадян, на їх підставі готує інформацію керівництву виконавчого комітету міської ради.
3.10. Організовує за дорученням керівництва виконавчого комітету міської ради в необхідних випадках перевірки на місцях фактів, викладених у зверненнях громадян, що стосуються його компетенції.
3.11. Перевіряє стан роботи з розгляду листів, заяв і скарг, організації особистого прийому громадян у відділах, інших підрозділах виконавчого комітету міської ради, на підприємствах, в установах і організаціях.
3.12. Здійснює контроль за виконанням розпоряджень міського голови щодо розгляду звернень громадян.
3.13. Веде облік громадян, що побували на прийомі у міського голови, заступників, доручень міського голови, заступників, контролює їх виконання.
3.14. Забезпечує підготовку та подання міському голові, його заступникам інформації про факти порушення виконавської дисципліни та формального ставлення до розгляду звернень громадян у відділах виконавчого комітету міської ради.
3.15. Інформує міського голову, його заступників про стан роботи із зверненнями та з організації особистого прийому громадян у відділах, інших структурних підрозділах виконавчого комітету міської ради, на підприємствах, в установах і організаціях і подає пропозиції щодо вдосконалення цієї роботи.
3.16. Забезпечує видачу довідок громадянам міста.
3.17. Видає до управлінь, відділів, підприємств, організацій та фізичних осіб рішення міської ради та виконавчого комітету.
3.18. Вивчає, узагальнює та поширює позитивний досвід роботи, розробляє методичні матеріали щодо удосконалення організації розгляду звернень та прийому громадян, надає методичну та практичну допомогу в цій роботі на місцях.
3.19. Надає консультації про порядок розгляду звернень громадян та видачу довідок.
3.20. Готує проекти планів роботи відділу.
3.21. Приймає участь у дослідженні рівня задоволеності громадян, що замовили послуги.
3.22. Висвітлює діяльність відділу у ЗМІ.
4. Права відділу
4.1. Діяти у межах повноважень наданих пп.1, п. б, ч. 1, ст. 38 Закону України „Про місцеве самоврядування в Україні”.
4.2. Вносити на розгляд виконавчого комітету міської ради рішення з питань, що віднесені до компетенції відділу.
4.3. Контролювати своєчасне виконання працівниками підрозділів виконавчого комітету надіслані їм на розгляд заяви і скарги громадян відповідно до вимог законодавства.
4.5. Вивчати стан діловодства щодо звернень громадян та здійснювати перевірки організації роботи із зверненнями громадян у підрозділах виконавчого комітету, на підприємствах, в установах, організаціях міста.
4.6. Одержувати від структурних підрозділів виконавчого комітету, підприємств та організацій міста інформації (довідки-пояснення, інші матеріали), що стосуються розгляду пропозицій, заяв і скарг громадян.
4.7.Повертати виконавцям недопрацьовані і неправильно оформлені документи з питань розгляду звернень громадян.
4.8. Вносити пропозиції по вдосконаленню організації роботи із зверненнями громадян.
4.9. Вносити пропозиції щодо заохочення або притягнення до відповідальності керівників структурних підрозділів та інших посадових осіб.
4.10. Використовувати систему зв’язку і комунікацій, що існують у міській раді.
4.11. Надавати пропозиції щодо створення нових документів виконавчого комітету міської ради та внесення змін до них.
5. Організація роботи відділу
5.1. Відділ по роботі із зверненнями громадян очолює начальник. У разі його відсутності обов’язки начальника виконує працівник відділу.
5.2. Працівники відділу призначаються на посаду та звільняються з посади розпорядженням міського голови, за погодженням начальника відділу.
5.3. Службові обов’язки працівників відділу визначаються посадовими інструкціями, що затверджуються міським головою.
5.4. Організація роботи відділу здійснюється згідно планів відділу (місячного, піврічного), які погоджуються заступником міського голови.
5.5. Діловодство відділу ведеться згідно з номенклатурою справ та вимогами чинного законодавства.
5.6. Підготовлені відділом матеріали доповідаються міському голові та першому заступнику міського голови і використовуються згідно з розпорядженням.
6. Організаційно-правовий статус начальника відділу по розгляду звернень громадян
6.1. Здійснює свою діяльність у межах наданих повноважень відповідно до Положення про відділ.
6.2. Повинен знати Конституцію України, акти законодавства, нормативні документи, що стосуються державної служби, служби в органах місцевого самоврядування; акти Президента України, Кабінету Міністрів України, органів виконавчої влади вищого рівня, що регулюють роботу з документами; практику застосування чинного законодавства в діловодстві; основи архівної справи, інструкцію з діловодства, правила ділового етикету, правила та норми охорони праці і протипожежного захисту, основні принципи роботи на комп’ютері та відповідні програмні засоби.
6.3. Організовує роботу відділу щодо виконання покладених на відділ завдань, систематично проводить аналіз про виконану роботу (за місяць, за рік), про результати роботи за відповідними показниками та його діяльності, а саме вдосконалення роботи із замовником послуг.
6.4. Вносити на розгляд міського голови пропозиції щодо оптимальної структури та штатного розпису відділу.
6.5. Розробляє і вносить на затвердження міському голові посадові інструкції працівників відділу.
6.6. Забезпечує виконання плану роботи міської ради та виконавчого комітету з питань, що стосуються відділу, доручень керівництва, плану роботи відділу.
6.8. Організовує роботу з добору та розстановки кадрів, підвищення кваліфікації, координує роботу з формування кадрового резерву відділу, бере участь у проведенні атестації, щорічній оцінці працівників відділу.
6.9. Подає письмові пропозиції щодо планів навчань та підвищення кваліфікації посадових осіб відділу.
6.10. Одержує нормативні матеріали щодо щорічної оцінки, ознайомлює працівників відділу із порядком проведення щорічної оцінки та виконує всі вимоги щодо її проведення.
6.11. Про проведену роботу відділу звітує один раз на рік перед виконавчим комітетом, міською радою, на плановій нараді міського голови (за потребою).
6.12. В установленому порядку вносить подання про присвоєння рангів посадової особи місцевого самоврядування, заохочення працівників відділу та накладання дисциплінарних стягнень.
6.13. Розробляє і здійснює заходи щодо поліпшення організації та підвищення ефективності роботи відділу.
6.14. Координує взаємодію відділу з іншими структурними підрозділами міської ради.
6.15. Бере участь у засіданнях міської ради, виконавчого комітету, нарадах міського голови у разі розгляду питань, які стосуються компетенції відділу.
6.16. Підписує та візує документи в межах своєї компетенції.
6.17. Бере участь у розробленні нормативно-правових актів.
6.18. Представляє відділ у державних установах та громадських організаціях з питань, віднесених до його компетенції.
6.19. Організовує проведення прийому громадян міським головою, його заступниками.
6.20. Систематично оцінює роботу працівників відділу.
6.21. На період відпустки або на час відсутності начальника відділу його обов’язки виконує працівник відділу відповідно до розпорядження міського голови або заступника, що виконує його обов'язки.
7. Відповідальність начальника відділу
7.1. Начальник відділу несе персональну відповідальність за своєчасне і якісне виконання завдань, функцій відділу, передбачених Положенням.
7.2. Несе відповідальність за недотримання Положення про відділ, бездіяльність або невиконання наданих прав; порушення правил внутрішнього розпорядку та трудової дисципліни, норм етики поведінки посадової особи органів місцевого самоврядування та обмежень, пов’язаних з прийняттям на службу в органи місцевого самоврядування та її проходженням.
7.3. Із метою контролю над дотриманням трудової дисципліни начальник відділу до 12.00 повинен повідомити керівника про відсутність працівника на робочому місці.
7.4. У разі неналежного виконання своїх обов’язків несе матеріальну, дисциплінарну відповідальність згідно Закону України “Про службу в органах місцевого самоврядування”.
